ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛЬНИМИ ДАНИМИ В ОСББ

Так чи інакше, ОСББ у своїй діяльності працює з персональними даними осіб – відомостями, які містяться в паспортах громадян, документах про право власності на квартири і навіть квитанціях щодо сплати послуг за ЖКХ та внесків на відшкодування витрат з управління багатоквартирним будинком, а також в інших документах, де вказується хоча б ПІБ особи, її місце проживання або інші відомості, які дозволяють ідентифікувати особу. Такі дані відносяться до персональних даних (конфіденційної інформації про особу) та охороняються законом, за недбалу роботу з якими, їх незаконний збір, обробку чи розповсюдження без добровільної згоди особи може наступати адміністративна та навіть кримінальна відповідальність.

Не зважаючи на це, без роботи з персональними даними неможливо створити ОСББ, без роботи з персональними даними ОСББ не може належним чином функціонувати та вести свою діяльність.
1. Що відноситься до персональних даних?
Відповідно до ст. 2 Закону України "Про захист персональних даних" персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Такими даними можуть бути:
- відомості щодо ПІБ (прізвище, ім'я, по-батькові) особи, місця проживання, паспортні дані, відомості щодо документу, який посвідчує право власності на житлове/нежитлове приміщення та інші відомості, які дозволяють ідентифікувати особу.

Відповідно до ч. 4 ст. 6 Закону України «Про захист персональних даних» Первинними джерелами відомостей про фізичну особу є: видані на її ім'я документи; підписані нею документи; відомості, які особа надає про себе.
2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВА БАЗА
Відповідно до ст. 32 Конституції України Ніхто не може зазнавати втручання в його особисте і сімейне життя, крім випадків, передбачених Конституцією України.

Не допускається збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини. (...)

Відповідно до ч. 5 ст. 6 Закону України "Про захист персональних даних" Обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб'єкта персональних даних, або у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.

Згідно з ч. 6 ст. 6 Закону України "Про захист персональних даних" Не допускається обробка даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією, без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону України "Про захист персональних даних" Підставами для обробки персональних даних підставами для обробки персональних даних є:
1) згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних;
2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
3) укладення та виконання правочину, стороною якого є суб'єкт персональних даних або який укладено на користь суб'єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб'єкта персональних даних;
4) захист життєво важливих інтересів суб'єкта персональних даних;
5) необхідність виконання обов'язку володільця персональних даних, який передбачений законом;
6) необхідність захисту законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб'єкта персональних даних у зв'язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

Так, відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" будь-які дії з персональними даними особи мають здійснюватись за підстав визначених законом. Однією з таких підстав є згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних.

Згідно з ст. 2 Закону України "Про захист персональних даних"
згода суб'єкта персональних даних - добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди. (...)

обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем;

Таким чином, Закон не встановлює обов'язок письмової форми, однак суб'єкт персональних даних повинен чітко і ясно надати свою згоду на обробку, а також бути належним чином поіонформаваним щодо мети обробки даних, склад і зміст зібраних персональних даних, права, визначені Законом третіх осіб, яким передаються його персональні дані. (ст. 2 Закону України "Про захист персональних даних", пункт 2.9 Типового порядку обробки персональних даних затверджених Наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини 08.01.2014 № 1/02-14).
3. Чи потрібно отримувати згоду від співвласника багатоквартирного будинку?
Таку згоду отримувати не обов'язково, оскільки обробка об'єднанням співвласників багатоквартирного будинку персональних даних членів об'єднання, для виконання обов'язків та реалізації повноважень, визначених законодавством, зокрема, Законом України «Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку», здійснюється на підставі пунктів 2 та 5 частини першої статті 11 Закону, а саме дозвіл на обробку персональних, даних наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень, а також необхідність виконання обов'язку володільця персональних даних, який передбачений законом та не потребує окремої згоди суб'єкта персональних даних.

Однак така обробка персональних даних має здійснюватися лише в межах необхідних для здійснення ОСББ своєї діяльності визначених Законом України «Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку» та Законом України «Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку».
4. ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ ЗБОРУ, ОБРОБКИ, ВИКОРИСТАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ НА ЕТАПАХ: СТВОРЕННЯ ТА ДІЯЛЬНОСТІ ОСББ
Є декілька етапів, на яких виникають відносини зі збору персональних даних розглянемо проблемні питання роботи з персональними даними на кожному з цих етапів:

I. ЗБІР ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ НА ЕТАПІ СТВОРЕННЯ ОСББ.
Збір персонльних даних з метою скликання та проведення установчих зборів та прийняття рішення про створення ОСББ.

Так, члени ініціативної групи з числа 3х співвласників з метою скликання установчих зборів мають здійснити наступні дії:
1) Скласти протокол засідання ініціативної групи про скликання та проведення установчих зборів.
2) Сформувати списки власників житлових та нежитлових приміщень в будинку шляхом особистого поквартирного опитування та перевірки (звіряння) документів, що підтверджують право власності та/або шляхом подання відповідного запиту до Державного реєстру прав на нерухоме майно або до БТІ.
3) Оповістити кожного співвласника про дату, час та місце проведення установчих зборів шляхом поквартирного обходу або розсиланням поштовими повідомленнями (цінними листами з описом вкладання).
4) Підготувати документи необхідні для створення ОСББ (реєстри співвласників, протокол установчих зборів)

II. Робота з персональними даними в створеному ОСББ задля діяльності та функціонування ОСББ.
У процесі своєї діяльності та виконання покладенних на ОСББ обов'язків правлінням ОСББ можуть збиратися певні персональні дані співвласників та формуватися відповідні бази даних, до яких вносяться відомості щодо співвласників квартир/нежитлових приміщень (реєстри співвласників), відомості щодо боржників (реєстри боржників), відомості щодо співвласників, які мають відповідні пільги тощо (реєстри щодо пільг).

Таким чином, на першому етапі – етапі створення ОСББ - для того, щоб скликати і провести установчі збори, а отже, і прийняти рішення про створення ОСББ необхідно спочатку сформувати списки власників житлових/нежитлових приміщень та вирахувати їх частки відповідно до загальної площі квартир усіх співвласників. Для цього необхідно отримати інформацію щодо того, хто саме (посвідчити особу) є власником квартири/нежитлового приміщення, підтвердити дані, запитавши та перевіривши особисто документ у власника, що підтвердить його право власності. Також такі дані можна підтвердити шляхом подання одним із співвласників відповідного запиту в Державний реєстр речових прав на нерухоме майно або в БТІ.

Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 6 Закону України "Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку" Співвласники мають право безоплатно одержувати інформацію про суб'єктів права власності на всі квартири та нежитлові приміщення у багатоквартирному будинку і площу таких квартир та приміщень у порядку і межах, визначених законом.

На другому етапі, після створення ОСББ, правління ОСББ задля своєї діяльності має сформувати відповідну базу даних, де будуть зберігатися дані про співвласників. Такі дані необхідні, в першу чергу, для того, щоб нормальним чином забезпечувати свою діяльність ОСББ, функціонувати та виконувати свої обов'язки відповідно до законодавства та статуту, наприклад, розраховувати та направляти щомісячні платежі на відшкодування витрат на управління будинку та інші.

Чи може особа відмовитись надавати згоду на обробку персональних даних?
Так, може, але, в межах та обсязі, що не порушуватиме права інших співвласників.

Відповідно до ч. 2 ст. 8 Закону України "Про захист персональних даних" суб'єкт персональних даних має право:
5) пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
11) відкликати згоду на обробку персональних даних;

Таким чином, особа, як суб'єкт персональних даних, має право:
1) не надати згоду на збір, обробку персональних даних, відмовити у наданні дозволу
2) пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних
3) відкликати згоду на обробку персональних даних

В цьому випадку тісно стикаються такі поняття як зловживання правом та зобов'язання особи як співвласника щодо власності, відповідно до якого використання власності не може завдавати шкоди правам, свободам та гідності громадян (ст. 41 Конституції України).

Однак, варто виходити з того що:
Без отримання необхідної інформації (в тому числі персональних даних) щодо власників житлових/нежитлових приміщень у будинку, де створюється або вже функціонує ОСББ, неможливо реалізувати права інших співвласників... А також створити ОСББ належним чином.

1) БЕЗ ІДЕНТИФІКАЦІЇ ОСІБ НЕМОЖЛИВО СТВОРИТИ ОСББ

По-перше, Відповідно до ст. 6 Закону України "Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку" Об'єднання може бути створено лише власниками квартир та нежитлових приміщень у багатоквартирному будинку (багатоквартирних будинках). Таким чином, для створення ОСББ потрібно не тільки ідентифікувати особу, але й підтвердити факт того, що особа дійсно є власником квартири чи нежитлового приміщення у будинку.

Документи, якими можна підтвердити чи дійсно особа є власником:
1) Документ, що посвідчує особу (наприклад, паспорт);
+
2) Документ, що підтверджує право власності (свідоцтво про право власності, документ про спадщину, договір купівлі-продажу, договір дарування чи інші)

По-друге, відповідно до ст. 6 Закону України "Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку" Кожний співвласник (його представник) під час голосування має кількість голосів, пропорційну до частки загальної площі квартири або нежитлового приміщення співвласника у загальній площі всіх квартир та нежитлових приміщень, розташованих у багатоквартирному будинку. (...)

Рішення вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало більше половини загальної кількості усіх співвласників.

Таким чином, необхідно підтвердити площу квартири особи для належного розрахунку голосів співвласників та реалізації власниками своїх прав. Підтвердити площу можна документом, що посвідчує право власності особи. Зазначену інформацію можна отримати і шляхом отримання витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно або БТІ.

По-третє, відповідно до ст. 6 Закону України "Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку" Рішення приймається шляхом поіменного голосування. Під час підрахунку голосів враховуються і голоси, подані співвласниками під час проведення установчих зборів, і голоси, подані під час письмового опитування. Рішення оформляється особистим підписом кожного, хто проголосував, із зазначенням результату голосування ("за" чи "проти").

Виходячи із розуміння положення закону: "...шляхом поіменного голосування", значить, що особа, яка бере участь у голосуванні має бути ідентифікована, має бути зазначено (або власноруч особою в протоколі, або іншим чином повне ім'я (ПІБ) власника (представника).

2) БЕЗ ІДЕНТИФІКАЦІЇ ОСІБ ВИНИКАЮТЬ СКЛАДНОЩІ У ІНШИХ СПІВВЛАСНИКІВ ЩОДО РЕАЛІЗАЦІЇ СВОЇХ ПРАВ

Таке зухильне відношення створює перешкоди в реалізації прав іншими співвласниками, оскільки особа, яка відмовляється від надання своїх персональних даних має не лише права, а й обов'язки, наприклад, обов'язок сплати щомісячних внесків в ОСББ на утримання/обслуговування будинку.

Згідно з ст. 41 Конституції України Використання власності не може завдавати шкоди правам, свободам та гідності громадян, інтересам суспільства, погіршувати екологічну ситуацію і природні якості землі.

Таким чином, особа, що є співласником в багатоквартиному будинку не повинна зловживати своїми правами, якщо це може спричинити негативні наслідки щодо реалізації своїх прав іншими власниками.

Наприклад, без ідентифікації співвласника неможливо пред'явити йому вимогу щодо сплати боргів тощо.
5. Судова практика
Разом з тим, аналізуючи судову практику щодо співвідношення захисту персональних даних особи та здійснення права власності в багатоквартирному будинку (стосується ОСББ/ЖБК/ЖКС), важливо звернути увагу на питання поширення персональних даних (конфіденційної інформації про особу) без добровільної згоди особи. Так, в своєму рішенні від 08 грудня 2014 року Шевченківський районний суд м. Києва (Справа № 761/29030/13-к) встановив дії голови ЖБК з поширення конфіденційних відомостей про співвласника незаконними та протиправними: "З огляду на наведене, суд приходить до висновку, що дії ОСОБА_3, як володільця персональних даних потерпілих, були здійснені за межами дозволу, наданому йому відповідно до закону, оскільки повинні були здійснюватись за згодою потерпілих" та визнав голову ЖБК винним у вчиненні злочину, передбаченого ст.182 КК України (порушення недоторканності приватного життя), з призначенням покарання у вигляді штрафу. Відповідно до матеріалів справи головою ЖБК було поширено та передано конфіденційну інформацію (персональні дані) щодо особи іншій організації з метою стягнення заборгованості особи за житлово-комунальні послуги.

Таким чином, не варто поширювати персональні дані особи, в тому числі дані про її місце проживання, ПІБ, номери телефонів чи родинні зв'язки без згоди на це самої особи.
6. Відповіді на найпоширеніші питання щодо захисту персональних даних
1. Персональні дані осіб, що працюють в ОСББ за трудовими договорами
Отримання згоди від осіб, які влаштовуються на роботу в ОСББ та укладають трудові договори не вимагається, оскільки реалізація прав та обов'язків у сфері трудових відносин здійснюється на підставі дозволу, наданого володільцю персональних даних, відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень. Однак ОСББ, як володілець персональних даних осіб, має розробити положення про роботу з персональними даними та доступу до таких даних третіх осіб, угоду про нерозголошення персональних даних осіб, що стали відомими у зв'язку з виконанням покладених трудовим (або іншим) договором обов'язків із проведенням інструктажу під підпис особі, що приймається або вже прийнята на роботу. Окрім цього, відповідно до норм чинного законодавства ОСББ має здійснювати облік операцій, пов'язаних з обробкою персональних даних суб'єкта та доступом до них (п. 3.11 Типового порядку обробки персональних даних затверджених Наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини 08.01.2014 № 1/02-14)
2. Чи можна збирати персональні дані осіб, які проживають в будинку (так звані "квартиранти", орендарі), але не є співвласниками?
Можна, але бажано лише за письмовою згодою особи.
Оскільки, Закон України "Про об'єднання співвласників багатоквартирного будинку" та Закон України "Про особливості здійснення права власності в багатоквартирому будинку" не розповсюджується на орендарів житлових та нежитлових приміщень (окрім випадків представлення інтересів власника за довіреністю), таким чином, збір, обробка персональних даних осіб, що не є власниками житлових/нежитлових приміщень можлива лише за попередньою письмовою згодою такої особи на збір та обробку персональних даних.
3. Куди може звернутися особа, права щодо захисту персональних даних якої порушено?
Особа за захистом своїх прав може звернутися до правоохоронних органів, суду або до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (передбачено ст. 23 Закону України "Про захист персональних даних").
4. Чи потрібна згода юридичної особи на обробку персональних даних, що є власником нежитлового приміщення в багатоквартирному будинку?
Ні, не потрібна.
Оскільки, Закон України "Про захист персональних даних" розповсюджується лише на фізичних осіб в частині захисту та обробки персональних даних (ст. 1 Закону України "Про захист персональних даних"). Разом з тим розпорядник персональних даних, тобто ОСББ, не має виходити за межі обробки відомостей про юридичну особу та не розголошувати такі відомості третім особам.
5. Відповідальність за порушення законодавства щодо захисту персональних даних
За порушення вимог Закону щодо захисту персональних даних винна особа може бути притягнена до адміністративної відповідальності та кримінальної відповідальності.

Адміністративна відповідальність
Стаття 188-39 КУпАП. Порушення законодавства у сфері захисту персональних даних
Недодержання встановленого законодавством про захист персональних даних порядку захисту персональних даних, що призвело до незаконного доступу до них або порушення прав суб'єкта персональних даних, -
Штраф:
на громадян від 1700 - 8500 грн. і на посадових осіб,
громадян - суб'єктів підприємницької діяльності – 5100 – 17 000 грн.
Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною четвертою цієї статті, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, -
Штраф: 17 000 – 34 000 грн.

Кримінальна відповідальність
Стаття 182 Кримінального кодексу України. Порушення недоторканності приватного життя
1. Незаконне збирання, зберігання, використання, знищення, поширення конфіденційної інформації про особу або незаконна зміна такої інформації, крім випадків, передбачених іншими статтями цього Кодексу, -
караються штрафом 8500 до 17 000 грн. або виправними роботами на строк до 2 років, або арештом на строк до 6 місяців, або обмеженням волі на строк до 3 років.
7. Поради щодо роботи з персональними данними осіб в ОСББ
1) Розробити положення про роботу з персональними даними та порядок доступу до персональних даних

2) Не розголошувати персональні дані третім особам без законних на те підстав

3) Забезпечити належний режим доступу до персональних даних та їх схоронність від ризику несанкціонованого доступу до них збоку третіх осіб

4) Не накопичувати персональні дані осіб після закінчення відповідних дій, задля яких вони збирались (мети збору персональних даних)
8. ФОРМИ ДОКУМЕНТІВ ЩОДО ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
Юристи Асоціації ОСББ «Розвитку Самоврядування» готові допомогти у розробці документів, що необхідні для роботи з персональними даними. Такими документами можуть бути:

1) ЗГОДА НА ЗБІР ТА ОБРОБКУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
2) ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ЗБІР ТА ОБРОБКУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
3) Положення про роботу з персональними даними та доступ до них третіх осіб
4) Угода про нерозголошення персональних даних осіб (МІЖ ОСББ ТА ОСОБОЮ, ЩО ПРАЦЮЄ ЗА ТРУДОВИМ ДОГОВОРОМ В ОСББ)
5) ЖУРНАЛ ОБЛІКУ ОПЕРАЦІЙ З ПЕРСОНАЛЬНИМИ ДАНИМИ

Таким чином, необхідно проводити збір та обробку персональних даних виключно в рамках визначених чинним законодавством та не передавати такі дані третім особам без добровільної згоди особи в тому числі за запитами органів влади, оскільки такий обов'язок не покладено на ОСББ жодним законом.

Якщо у вас виникли питання щодо роботи з персональними даними в ОСББ та підготовкою відповідних документів, ви можете звернутися за допомогою до Асоціації ОСББ "Розвитку самоврядування".

Звертайтесь за телефонами: +38 098 08 75 851; +38 097 38 88 037
Залиште заявку E-mail: aosmd.ars@gmail.com
Андрій Абрамцов,
Юрист Асоціації ОСББ «РОЗВИТОК САМОВРЯДУВАННЯ».

і
Читайте нас в Telegram-канале и смотрите новости в Facebook, YouTube
Обсудить статью можно в сообществах ОСМД:
Основной канал: https://t.me/osmd_odesa
Все ОСМД Одесса: http://bit.ly/vseosmdod
Приморский район http://bit.ly/primorra
Малиновский район http://bit.ly/malinra
Киевский район http://bit.ly/kiivskira
Суворовского района https://t.me/suvorovskiyra
Made on
Tilda